آموزش استقرار سیستم حسابداری

استقرار سیستم حسابداری فرایند پیچیده‌ای نیست، اما نیاز به استراتژی دقیق بر پایه نیازهای شرکت دارد. در واقع سیستم حسابداری شما ستون فقرات برنامه‌ریزی مالی است و باید نرم‌افزار مناسب را انتخاب کرده و با پیکربندی حرفه‌ای فضای کسب و کار مستقر نمود. در غیر این صورت نهایتاً با سیستمی روبرو هستید که نه تنها مدیریت مالی شما را برطرف نمی‌کند، چه بسا باعث سردرگمی‌های مالی نیز بشود.

استقرار سیستم حسابداری به معنای ایجاد یک چهارچوب منسجم برای ثبت، طبقه‌بندی، خلاصه‌سازی و گزارش‌گیری از تمام رویدادهای مالی کسب و کار است. برای استقرار سیستم حسابداری باید نیازهای کسب و کار را شناسایی کرده و برنامه‌ریزی کنید. قاعدتاً به تعریف یک چهارچوب کلی نیاز دارید تا نرم‌افزار حسابداری مناسب را انتخاب کنید. اما حتی باید برای پیکربندی ماژول‌ها در نرم‌افزار دست به کار شوید تا در پایان با دقت انتقال داده‌های اولیه را کامل کنید. اگر به سیستم حسابداری جدیدی نیاز دارید، کافی است با گروه آرکاتکس تماس بگیرید. ولی یک سیستم حسابداری را چگونه مستقر می‌کنند؟ ادامه مقاله برای پاسخ کامل و همه جانبه همین سوال ساده است.

مراحل استقرار سیستم حسابداری

پیاده سازی سیستم‌های حسابداری مستلزم طراحی یک استراتژی هدفمند است. کارشناسان این امر ابتدا تمام شرایط کسب و کار را بررسی می‌کنند تا اهداف، نیازها و در کل ساختار مالی آن پروژه را استخراج نمایند و سپس فاز عملیاتی را آغاز می‌کنید. خیلی خلاصه مراحل پیاده سازی سیستم حسابداری به قرار زیر است:

• مرحله اول: برنامه‌ریزی و تحلیل نیازهای کسب و کار
• مرحله دوم: طراحی چهارچوب سیستم حسابداری
• مرحله سوم: انتخاب و آماده سازی نرم‌افزار حسابداری
• مرحله چهارم: انتقال داده‌های اولیه
• مرحله پنجم: آموزش کاربران و استقرار نهایی
• مرحله ششم: نظارت، بازبینی و پشتیبانی مستمر

قطعاً قید به این عبارت‌های کلی از هر مرحله به کار شما نمی‌آید و علاقه دارید تا جزئیات بیشتری درباره روش استقرار سیستم حسابداری بدانید. پس در ادامه با جزئیات کامل هر مرحله را بررسی می‌کنیم.

مرحله اول: برنامه‌ریزی و تحلیل نیازهای کسب و کار

تا وقتی ندانید که در هر کسب و کار چه می‌گذرد، چگونه می‌خواهید یک سیستم حسابداری قدرتمند و همه جانبه را برای آنجا مستقر سازید؟ لذا در اولین قدم باید فاز مطالعاتی پروژه را آغاز کنید. این فاز برای بررسی اهداف، نیازها و ارزیابی وضعیت موجود است.

• تعیین اهداف کسب و کار

قبل از هر چیز باید با مدیران مجموعه مذاکره شود که دقیقاً چرا به سیستم حسابداری جدیدی نیاز دارند؟ مشکل آنها با سیستم حسابداری قبلی چیست؟ در کل چه اهدافی را دنبال می‌کنند؟ آیا به تنظیم صورت های مالی در سیستم حسابداری نیاز دارند؟ و یا در نظر دارند که نظارت کاملی بر جریان نقدینگی و کنترل هزینه‌ها داشته باشند؟ به هر حال یک مجموعه چندین نوع هدف و یا نیاز دارد و می‌خواهد که سیستم حسابداری توانایی پوشش تمام آن اهداف را داشته باشد. قطعاً در این مرحله باید مشاوره‌های لازم برای مدیران کسب و کار انجام شود و هدف گذاری آنها مدیریت شود.

• شناسایی کاربران سیستم

فاز بعدی تحقیق درباره این است که دقیقاً چه کسانی قرار است با سیستم حسابداری آنجا کار کنند؟ این افراد فقط حسابدار مجموعه هستند؟ و یا جمعی از مدیران تا کارمندان و یا پرسنل فروشنده و انبارگردان‌ها و… نیز باید با این نرم‌افزار کار کنند؟ در این صورت باید بررسی کنید که سطح دسترسی هر فرد در هر جایگاه شغلی مجموعه چقدر است؟

• به چه نوع گزارش‌هایی نیاز دارند؟

همه کسب و کارها به گزارش‌های مالی نیاز دارند، اما هر نوع گزارش برای هر نوع فضای شغلی مناسب نیست. در فاز مطالعاتی کارشناس استقرار سیستم حسابداری درباره نوع گزارش‌های مورد نیاز مجموعه تحقیق می‌کند. این گزارش‌ها می‌توانند ترازنامه، صورت سود و زیان، گزارش‌های مدیریتی، گزارش‌های فروش و خرید و… باشد. البته قطعاً کسب و کارها به ترکیبی از چند نوع قابلیت گزارش‌گیری نیاز پیدا می‌کنند و بهتر است در این زمینه با مدیران مجموعه مشاوره داده شود.

• ارزیابی وضعیت موجود

در همین مرحله مطالعاتی است که کارشناس استقرار سیستم حسابداری درباره وضعیت موجود مجموعه تحقیق می‌کند. برای پیاده سازی سیستم حسابداری باید بدانید که در حال حاضر فرایندهای مالی آن شرکت چگونه انجام می‌شود و اطلاعاتی از قبیل دفترهای دستی، فایل‌های اکسل و یا یک نرم‌افزار حسابداری قدیمی در چه شرایطی هستند؟

مرحله دوم: طراحی چهارچوب سیستم حسابداری

این مرحله تقریباً ساختار اصلی و مهمترین فاز عملیاتی استقرار سیستم حسابداری است. در همین مرحله است که تیم مهندسی طراحی سیستم تعریف کاملی از سرفصل‌های حسابداری را انجام داده و ساختار مراکز هزینه و درآمد را تعیین می‌کنند. همچنین الگوی گردش اسناد و مدارک در شرکت پیش بینی خواهد شد. در این مرحله هنگام استقرار سیستم حسابداری، حداقل چهار اقدام اساسی انجام می‌شود:

• تعریف سرفصل‌های حساب

هر سیستم حسابداری شبیه به یک نمودار درختی است که واحدهای مختلف را در پس هم قرار داده و مدیریت می‌کند. به عنوان مثال واحد صندوق دفتر مرکزی می‌تواند زیر مجموعه کل صندوق‌های شرکت باشد. اما همین واحد کل صندوق نیز بخشی از یک مجموعه بزرگتر مانند دارایی‌های جاری محسوب شود. حتی می‌توان مجموعه دارایی‌های جاری را نیز به عنوان بخش زیر شاخه کل دارایی‌ها معرفی کرد.

تیم استقرار سیستم حسابداری با دقت سلسله مراتب را تعریف کرده و یک ساختار درختی را به وجود می‌آورند. اما این ساختار باید به شکلی باشد که هر بخش نیازهای گزارش‌گیری بخشی بالاتر از خود را پوشش دهد.

• تعیین ساختار مراکز هزینه و درآمد

در هر شرکتی بخش‌های مختلف فعالیت می‌کنند که برخی هزینه بر و برخی دیگر درآمدزا هستند. هنگام استقرار سیستم حسابداری باید این بخش‌های مختلف هر سازمان را با توجه به نوع درآمد و یا هزینه‌ تفکیک کنیم. به عنوان مثال واحد بازاریابی مستلزم هزینه تبلیغات است و در مقابل واحد فروشگاهی درآمد مجموعه را پوشش می‌دهد.

• طراحی گردش اسناد و مدارک

در هر کسب و کاری انواع اسناد مثلاً یک فاکتور خرید و یا فروش در جریان است. اما قاعدتاً می‌دانید که باید هر سند مالی ثبت شود. ولی مکانیزم گردش سند در کسب و کارها متفاوت است. تیم استقرار سیستم حسابداری مسیر ثبت یک سند از ابتدا تا انتها را بررسی می‌کند و در عین حال افرادی که باید اسناد را تایید کنند را مشخص می‌سازد. حالا می‌توان سیستم حسابداری را براساس گردش اسناد و مدارک همان سازمان طراحی کرد. همچنین تیم استقرار سیستم حسابداری در همین مرحله است که دوره‌های مالی شرکت را تعیین می‌کند.

مرحله سوم: انتخاب و آماده‌سازی نرم‌افزار حسابداری

فاز عملیاتی استقرار سیستم حسابداری تازه از مرحله سوم آغاز می‌شود. یعنی زمانیکه با توجه به تمام اطلاعات کسب شده و ساختار طراحی شده باید یک نرم‌افزار حسابداری خوب و قدرتمند مناسب آن فعالیت اقتصادی را انتخاب کنیم. نرم‌افزارهایی مانند سپیدار، همکاران سیستم، هلو و یا فرداد تقریبا همه کاره هستند. با این حال باید از ماژول‌های مناسب آنها در سیستم حسابداری قرار دهیم. هرچند چندین مدل نرم‌افزار تخصصی در حوزه‌های مختلف نیز طراحی شده است. در این مرحله چند اقدام اساسی داریم:

• انتخاب نرم‌افزار

انتخاب نرم‌افزار یک گام استراتژیک است. اگر بخواهید سیستم حسابداری تحت وب راه‌اندازی کنید، قاعدتاً گزینه‌های همکاران سیستم و یا سپیدار عالی هستند. اما اگر برای استقرار سیستم حسابداری دسکتاپ روی چند کامپیوتر شبکه دست به کار شوید، گزینه‌های کلاسیک‌تری مانند هلو و یا معین را در اختیار دارید. اما برای شرکت‌های پیچیده چاره‌ای ندارید جز آنکه از سیستم‌های قدرتمندی مانند ERP استفاده کنید.

• پیاده سازی ساختار در نرم‌افزار

پس از آنکه نرم‌افزار حسابداری مناسب را انتخاب کردید و این نرم‌افزار در تمام دستگاه‌های مورد نظر اعم از کامپیوتر، لب‌تاپ و یا موبایل نصب کردید، حالا باید ساختار تعریف شده پایان مرحله دوم را در نرم‌افزار هدف پیاده سازی کنید. این کار با ایجاد سرفصل‌های حساب، تعریف کالاها و خدمات، تعریف اشخاص و تعریف سطوح دسترسی انجام می‌شود.

مرحله چهارم: انتقال داده‌های اولیه

به حساس‌ترین مرحله استقرار سیستم حسابداری رسیده‌اید. زمانیکه باید داده‌های مالی قدیمی از دفاتر حسابداری شرکت و یا سیستم نرم‌افزاری قبلی را به سیستم حسابداری جدید منتقل کنید. این مرحله بسیار حیاتی است، زیرا سیستم جدید باید از یک نقطه عطف مالی که معمولاً ابتدای یک دوره مالی است، شروع به کار کند. در عین حال انتقال داده‌ها باید کاملاً دقیق، با برنامه‌ریزی و هدفمند انجام شود تا هیچ اشتباهی صورت نگیرد. در این مرحله اقدامات زیر انجام می‌شود:

• تهیه تراز افتتاحیه

در تاریخ شروع به کار سیستم جدید باید یک لیست از تمام دارایی‌ها مانند موجودی‌های نقدی، موجودی‌های بانکی، طلب از مشتریان، موجودی کالاها و دارایی‌های ثابت را گزارش کنید. همچنین باید فهرست دقیقی از تمام بدهی‌ها و وام‌های دریافتی شرکت تهیه نمایید. اطلاعات سرمایه‌گذاری‌ها نیز در همین فاز بررسی می‌شوند.

• ثبت مانده اولیه در نرم‌افزار

تمام اطلاعات دسته‌بندی شده را باید به عنوان سند افتتاحیه یا همان سند مانده اولیه در نرم‌افزار ثبت کنید تا سیستم جدید از همان ابتدا وضعیت واقعی مالی شما را نشان دهد.

مرحله پنجم: آموزش کاربران و استقرار نهایی

سیستم جدید حسابداری قطعاً برای کارکنان و مدیران مجموعه گنگ و ناشناس است. شاید قبلاً با آن نرم‌افزار حسابداری کار کرده باشند، اما حالا با پیکربندی جدید مجموعه روبرو هستند. پس باید آموزش ببینند و این آموزش بخشی از مراحل پیاده سازی سیستم حسابداری است. نحوه صدور سند، ثبت فاکتور، استخراج گزارش‌ها و… همگی بخش‌های آموزش در برنامه استقرار سیستم حسابداری است.

معمولا یک مدت کوتاه مثلاً یک یا دو هفته سیستم حسابداری جدید به صورت موازی با سیستم قدیمی اجرا می‌شود. سپس نتایج هر دو سیستم را با یکدیگر مقایسه می‌کنند. در این صورت اگر از صحت عملکرد سیستم جدید اطمینان حاصل کنید، می‌توانید سیستم قدیمی را قطع کرده و اجرای کامل سیستم جدید را در پیش بگیرید.

مرحله ششم: نظارت، بازبینی و بهبود مستمر

استقرار سیستم حسابداری یک پروژه یکباره نیست و در طول زمان نیاز به بررسی‌های دوره‌ای گزارش‌ها، انطباق با قوانین جدید و به روز رسانی‌ها، رفع مشکلات و اصلاح ساختار و پشتیبان‌گیری منظم دارد. تیم فنی پیاده سازی سیستم حسابداری باید در این زمینه خدمات کامل را ارائه کند. پشتیبانی فنی بخش کلیدی برای موفقیت در اجرای دائمی، مستمر و البته کارآمد سیستم حسابداری است. برای استقرار سیستم حسابداری و پشتیبانی مستمر و انجام هر نوع به روز رسانی می‌توانید از خدمات تیم آرکاتکس استفاده کنید.

جمع‌بندی: توصیه‌هایی برای استقرار سیستم حسابداری

پیاده سازی سیستم حسابداری یک پروژه کاملاً تخصصی است. اگر مهارت کافی در این زمینه ندارید، بهتر است حتماً از یک حسابدار خبره یا مشاور سیستم‌های مالی کمک بگیرید. کارشناسان گروه آرکاتکس آماده هستند تا در هر مرحله از استقرار سیستم حسابداری مشاوره‌های لازم را پوشش دهند. در عین حال بهتر است سیستم حسابداری جدید را ساده و سبک شروع کنید و با گذشت زمان جزئیات بیشتری را به آن اضافه نمایید. از طرفی حتما پیگیر باشید که تیم استقرار سیستم حسابداری مکانیزم‌های جلوگیری از خطا و تقلب را در سیستم پیش بینی کرده است. استقرار سیستم حسابداری کامل، یک سرمایه‌گذاری استراتژیک برای هر کسب و کار است. با پیروی از مراحل قید شده در این مقاله می‌توانید سیستمی را پیاده کنید که علاوه‌ بر اجرای تمام وظایف حسابداری به دستیار مالی شما در دنیای بزرگ و پیچیده جریان‌های پولی تبدیل شود.