اشتباهات رایج در تنظیم صورت های مالی ماجرای خطرناکی است. یک اشتباه ساده کافی است تا تصویر نادرستی از وضعیت مالی شرکت ارائه شود که در نهایت به تصمیمگیریهای نادرست مدیران و سرمایهگذاران میانجامد. حتی همین اشتباهات به ظاهر ساده ممکن است تبعات قانونی، مشکلات مالیاتی و چالشهای اعتباری برای شرکت ایجاد کنند. اما آیا از اشتباهات رایج در تنظیم صورت های مالی مطلع هستید؟
تنظیم صورت های مالی مرحله تخصصی حسابرسی شرکتهای مختلف است. کافی است نمونه صورت مالی با رعایت تمام نکات قانونی را مشاهده و بررسی کنید تا متوجه نکات پنهان اما کاملاً تاثیرگذار این گزارشها شوید. در هر مرحله از حسابرسی و تنظیم صورت های مالی میتوانید از مشاوره کارشناسان آرکاتکس استفاده کنید. با این حال قطعا لازم است تا دیدگاه عملیاتی از اشتباهات رایج در تنظیم صورت های مالی داشته باشید.
با چه نوع اشتباهاتی روبرو هستید؟
در ابتدا اجازه دهید تا موضوع را از یک نگاه کلان بررسی کنیم. فرض کنید شما حسابدار و یا مدیر یک شرکت تجاری تمام عیار هستید و حالا قرار است صورتهای مالی لازم برای ارائه به سرمایهگذارها، نهادهای دولتی، سازمان مالیاتی و یا بانکها و… ارائه کنید. در این صورت ممکن است کجاها اشتباه کنید؟ اکثر اشتباهات در تنظیم صورت های مالی به قرار زیر هستند:
- اشتباهات مربوط به اصول حسابداری و عدم رعایت استانداردها
- اشتباهات مربوط به ارزش گذاری داراییهای شرکت
- اشتباهات مربوط به یادداشتها در صورتهای مالی
- اشتباهات فنی و محاسباتی در حسابداری
- اشتباهات در نحوه نوشتن متن صورت های مالی
شاید اصلاً متوجه اشتباهات خود نیستید و همچنان یک مسیر نادرست را سپری میکنید. شاید هم مدیر کاملاً آگاهی هستید و اصلاً علاقه ندارید که هیچ کدام از این اشتباهات رخ دهند. قطعاً در همین لحظه میخواهید که هر کدام از این اشتباهات را موشکاف تر بررسی کنید.
اشتباهات مربوط به اصول حسابداری و عدم رعایت استانداردها
حسابداری بر پایه اصول پایه و استانداردهای بین المللی گزارشگری مالی (IFRS) شکل گرفته است. هر نوع تنظیم صورت های مالی بدون رعایت استانداردهای گزارشگری مالی و فراموش کردن اصول حسابداری از بزرگترین اشتباهات است که منجر به انحرافهای خطرناک مالی، سوء برداشتهای نادرست و سردرگمی سرمایهگذارها میشود. با بررسی نمونه صورت مالی بخش عمومی متوجه این نکات میشوید. مواردی مانند:
- عدم تطابق درآمد و هزینه
در اصول حسابداری باید هزینهها برای کسب درآمد در یک دوره خاص برای همان دوره تنظیم شوند. به این ترتیب هر کسی میداند که در آن دوره برای چه مقدار درآمد چه مقدار هزینه شده است. اما اشتباه تنظیم صورت های مالی زمانی اتفاق میافتد که هزینههای یک دوره را در دوره دیگری ثبت کنید. مانند زمانیکه هزینه حقوق یک ماه پرسنل را در صورتهای مالی ماه بعد شرکت ثبت نمایید. این نوع اشتباهات تبعات نگران کننده برای مدیریت هزینههای شرکت دارد.
- شناسایی نادرست درآمد
یکی دیگر از اشتباهات رایج در تنظیم صورت های مالی شناسایی نادرست درآمد شرکت است. این اشتباه معمولا زمانی رخ میدهد که ثبت درآمد شرکت را قبل از اینکه معیارهای آن شناسایی شوند، تکمیل کنید. مانند زمانیکه درآمد شرکت را بر اساس صدور پیش فاکتور تنظیم کردهاید و ممکن است تا لحظهای تحویل کالا و یا تکمیل خدمات مستلزم هزینههای پنهان دیگری شوید. این اشتباه ساده در بلند مدت منجر به زیان پنهان و غریبی است که به هیچ حالت نمیتوانید مقدار قطعی آن را شناسایی کنید.
- طبقهبندی نادرست داراییها و بدهیها
در اصول حسابداری قواعد مشخصی برای طبقهبندی داراییها و بدهیها وجود دارد و هر حسابدار حرفهای هنگام تنظیم صورت های مالی این طبقهبندی را رعایت میکند. کافی است نمونه صورت مالی حسابرسی شده را بررسی کنید تا به خوبی از قواعد طبقهبندی داراییها و بدهیها سر درآورید.
اما فقط کافی است یک دارایی و یا بدهی جاری و غیرجاری را در گروه نادرست قرار دهید تا کل تنظیم صورت های مالی شرکت به هم بریزد. مانند زمانیکه وام بلند مدت شرکت را در فهرست بدهیهای جاری قرار دادهاید و یا از یک دارایی شرکت به عنوان هزینه یاد کرده باشید.
اشتباهات مربوط به ارزش گذاری داراییهای شرکت
وقتی ارزش دقیق داراییها و یا جریانهای مالی شرکت را نمیدانید و یا به اشتباه تخمین زدهاید، قاعدتاً نمیتوانید صورتهای مالی حرفهای را تنظیم کنید. چالش گاهاً بسیار پیچیده اکثر شرکتها آن است که دقیقاً نمیدانند چه مقدار دارایی دارند؟ و یا چه مقدار مطالبات آنها باقی مانده است؟ از طرفی حتی ممکن است نسبت به رقم دقیق بدهیهای شرکت اطلاع درستی نداشته باشند. مشکل از اشتباهات مربوط به ارزش گذاری داراییها است. بهتر است نمونه صورت مالی بخش عمومی را بررسی کنید و این اشتباهات را تکرار نکنید. اشتباهاتی مانند:
- پیش بینی نادرست ذخیره مطالبات مشکوک الوصول
هر بدهی بخشی از دارایی شرکت است. اما تا زمانیکه وصول نشود، به هیچ کاری نمیآید و نمیتوان روی آن حساب باز کرد. اما در حسابداری روی وصول مطالبات برنامهریزی میکنند. مثلاً پیش بینی میکنند که در سال جاری چه مقدار از مطالبات شرکت وصول شده و حالا چگونه از این بازگشت سرمایه استفاده کنیم. ولی مشکل زمانی ایجاد میشود که در پیش بینی ذخیره مطالبات وصول شده افراط یا تفریط کنید. اگر این پیشبینی خیلی غیر واقع باشد، در بررسی سود واقعی دورههای مالی شرکت با مشکل جدی روبرو میشوید.
- ارزش گذاری نادرست موجودی کالاها
روشهای متفاوتی برای ارزش گذاری موجودی کالاها وجود دارد. روشهای LIFO ، FIFO و یا میانگین موزون را همه حسابدارها میشناسند. نکته انتخاب روش درست برای ارزش گذاری کالاها است. اگر روش را درست انتخاب نکنید، در محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته و در نتیجه سود خالص کالا به مشکل میخورید و ممکن است سود واقعی شما کمتر و یا خیلی بیشتر از مقدار محاسبه شده باشد. این یک چالش و از اشتباهات در تهیه صورت مالی است.
اشتباهات مربوط به یادداشتها در صورتهای مالی
تنظیم صورت های مالی بدون یادداشتهای توضیحی کامل، مانند آن است که نقشهای را بدون راهنما تهیه کرده باشید. ممکن است تمام قواعد نمونه صورت های مالی را رعایت کنید، اما کافی است صورت مالی شما بدون یادداشت عرضه شود تا تقریباً هیچ کس از آن سر در نیاورد. در این صورت هیچ کسی به درستی نمیتواند وضعیت مالی شرکت و ریسکهای آن را درک کند. همچنین عدم افشای رویدادها بعد از تاریخ ترازنامه یکی دیگر از اشتباهات در تنظیم صورت های مالی است. مانند زمانیکه یک رویداد مهم پس از پایان دوره مالی برای شرکت رخ داده، اما یادداشتی از آن در تهیه صورت مالی وجود ندارد. این اشتباه باعث گمراه کردن افراد هنگام مطالعه صورتهای مالی میشود.
اشتباهات فنی و محاسباتی در حسابداری
خطاهای ریاضیاتی از جمله چالشهای همیشگی در دنیای بزرگ حسابداری هستند. فقط کافی است جمع نادرستی داشته باشید و یا رقمی را در انتقال سند جا بیندازید و حتی در انتقال ارقام اشتباه کنید تا کل صورتهای مالی شما با مشکل جدی روبرو شوند. اشتباهات فنی و محاسباتی باعث عدم توازن در ترازنامه شرکت میشود. در این صورت تساوی داراییها با مجموع بدهیها و حقوق صاحبان سهام و… جور در نمیآید.
اشتباهات در نحوه نوشتن متن صورتهای مالی
تا زمانیکه همه قواعد حسابداری را رعایت کرده باشید، اما متن صورتهای مالی شما کاملاً حرفهای تنظیم نشود قطعاً مدرک مستند و قابل اتکایی در اختیار ندارید. برای هر حسابداری مهم است که نمونه صورتها مالی حسابرسی شده را مطالعه کرده و از تمام نکات برای نوشتن صورتهای مالی مطلع شود. در هنگام تنظیم متن این صورتها گاهاً اشتباهات عجیب و دردسرسازی اتفاق میافتد. مانند:
-
اهمیت نگارش درست صورتهای مالی
حتی اگر تمام قواعد حسابداری در تنظیم صورتهای مالی رعایت شود، اما متن صورتها حرفهای نوشته نشود، آن سند اعتبار کافی نخواهد داشت. یک حسابدار باید نمونههای حسابرسیشده را بررسی کرده و با تمام نکات نگارشی آشنا باشد. در غیر این صورت، خطاهای کوچک میتوانند دردسرساز شوند و ارزش گزارش مالی را کاهش دهند.
اشتباهات رایج در اطلاعات پایه شرکت
از مهمترین خطاها در صورتهای مالی، درج اشتباه نام شرکت یا نوع شخصیت حقوقی آن است (مانند سهامی عام، خاص یا مسئولیت محدود). همچنین اشتباه در فهرست مندرجات، شماره صفحات، یا قید نادرست سال و دوره مالی از دیگر مواردی است که باعث بیاعتباری گزارش میشود. حتی نام و سمت اعضای هیئتمدیره نیز گاهی به اشتباه درج میشود.
خطاهای محاسباتی و نگارشی
اشتباه در محاسبات ارقام، تایپ نادرست مبالغ، یا بهکارگیری علامت منها بهجای پرانتز، از موارد پرتکرار است. علاوه بر این، چیدمان نامناسب اعداد یا عدم جداسازی آنها بهصورت سهرقمی (هزارگان) موجب بینظمی و سختخوانی متن میشود. اشتباهات دستوری در نگارش مانند استفاده نادرست از نقطه یا ویرگول نیز رایج است.
ناهماهنگی در یادداشتها و اقلام مقایسهای
یکی دیگر از اشتباهات جدی، تطابق نداشتن سرفصلها در صورتهای مالی اصلی با یادداشتهای پیوست است. عدم درج شماره یادداشتها یا قید نکردن عبارت «تجدید ارائه شده» در صورت وجود تغییرات، باعث ایجاد ابهام میشود. همچنین، درج نادرست ارقام مقایسهای سالهای قبل از دیگر خطاهای شایع است.
نکات مهم دیگر
از دیگر اشتباهات میتوان به عدم اشاره به تاریخچه فعالیت شرکت، شماره ثبت، مبنای تهیه صورتهای مالی، یا اشتباه در نرخ و روشهای استهلاک اشاره کرد. در بسیاری از موارد نیز ارقام یادداشتهای پیوست با مبالغ اصلی صورتهای مالی همخوانی ندارند که اعتبار گزارش را بهشدت کاهش میدهد.
جمع بندی: آیا از صحت تنظیم صورت های مالی شرکت مطمئن هستید؟
تنظیم صورت های مالی سند اعتبار و حتی آبروی هر شرکت است. از طرفی آینده و تصمیمهای سرنوشت ساز مدیران و یا سرمایه گذارها در گرو همین صورت های مالی است. در این صورت آیا تهیه و تنظیم صورت مالی شرکت را با رعایت تمام قواعد حرفهای انجام دادهاید؟ و یا بهتر است در این زمینه حساس از مشاوره مالی افراد آگاه استفاده کنید؟ کارشناسان آرکا تکس برای همراهی شما در هر مرحله آماده هستند. کافی است با آرکا تکس تماس بگیرید تا از تمام چالشهای حسابرسی برای تهیه صورت های مالی عبور کنید.
