سیستم حسابداری مجموعه‌ای از اجزا و عناصر است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مالی خود را جمع‌آوری، ثبت، طبقه‌بندی و گزارش‌دهی کنند. هر سیستم حسابداری شامل بخش‌های مختلفی است که هر کدام نقش مشخصی دارند. در ادامه به معرفی اجزای سیستم حسابداری می‌پردازیم ، از این‌رو نیاز است که تمامی کسب‌و‌کارها اطلاعات کافی در مورد انواع این سیستم‌ها و اجزای سیستم حسابداری داشته باشند.
سیستم حسابداری چیست؟
سیستم حسابداری، متشکل از شبکه اجزای به‌هم‌پیوسته است که به‌صورت گزارش، تمامی تراکنش‌های مالی یک مجموعه یا کسب‌و‌کار را ارائه میدهد. به‌عبارتی می‌توان گفت این سیستم شامل تمامی فعالیت‌های جمع‌آوری اطلاعات مالی است که بعد از پردازش این اطلاعات، گزارش‌هایی را به مدیران مجموعه ارائه می‌دهند تا بتوانند تصمیم‌گیری‌های بهتری داشته باشند. گزارش‌هایی که با استفاده از این سیستم‌ها تهیه می‌شود می‌توانند بسیار ساده و در چند صفحه راهنما خلاصه شوند و یا اینکه خیلی گسترده و پیچیده باشند.
با توجه به اینکه در شرکت‌های بزرگ، صورت‌حساب‌ها حجم بالایی دارد، ثبت گزارش‌های مالی خیلی دشوار می‌شود، از این‌رو انتخاب یک سیستم حسابداری کارآمد و مناسب بسیار حائز اهمیت است و می‌تواند انجام امور مالی آن‌ها را خیلی ساده‌تر کند. به‌طور کلی استقرار سیستم حسابداری مناسب می‌تواند تأثیر بسزایی در صرفه‌جویی در زمان و رشد و پیشرفت کسب‌و‌کارها داشته باشد. همچنین موجب به حداقل رسیدن خطاهای احتمالی انسانی و ارائه اطلاعات بسیار دقیق از وضعیت مالی می‌شود.
انواع سیستم حسابداری
انواع سیستم‌های حسابداری با توجه به نحوه عملکرد به سه دسته تقسیم‌بندی می‌شوند.
عملکرد اطلاعاتی
اصلی‌ترین عملکرد سیستم حسابداری، عملکرد اطلاعاتی است. جمع‌آوری رویدادهای مالی زیرمجموعه این عملکرد محسوب می‌شود که مبنای شروع عملیات حسابداری است. این عملکرد در بخش حسابداری مالی کاربرد دارد.
عملکرد کنترلی
در این عملکرد، مدیران جهت برنامه‌ریزی، از اطلاعات جمع‌آوری‌شده در سیستم حسابداری استفاده می‌کنند. این عملکرد نیز در بخش حسابداری مدیریت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
عملکرد خدماتی
عملکرد خدماتی به تعهدات مربوط می‌شود. در زمان معامله، هر کدام از طرفین باید کاملاً به تعهدات خود عمل کنند. بنابراین نوعی سیستم حسابداری با عملکرد خدماتی ایجاد می‌شود.
اجزای سیستم حسابداری
اکنون که با سیستم حسابداری و انواع آن آشنا شدید می‌توانیم به معرفی اجزای سیستم حسابداری بپردازیم. به‌طور کلی تمامی این سیستم دارای سه جزء ورودی، پردازش و خروجی هستند که در ادامه بیشتر آن‌ها را تشریح می‌کنیم.
ورودی
به‌منظور پردازش و ارائه گزارش‌های حسابداری، به بعضی اطلاعات اولیه مثل فاکتورها، رسیدهای دریافت و پرداخت و سایر اسناد پولی که رویدادهای مالی در حسابداری محسوب می‌شود، مورد نیاز است.
پردازش
بر روی اطلاعات ورودی به‌منظور ارائه خروجی سیستم حسابداری، باید یک‌سری عملیات انجام شود. نرم‌افزارهای حسابداری امروزه این فرآیند را بسیار تسهیل نموده‌اند.
خروجی
داده‌هایی که در خروجی مشاهده می‌شوند حاصل از پردازش داده‌های ورودی هستند. لذا تأیید صحت رویداد مالی ثبت‌شده طی این مرحله صورت می‌گیرد.
با توجه به اجزای سیستم حسابداری می‌توان گفت گزارش‌های مالی که برای استفاده‌کنندگان درون و برون‌سازمانی تهیه می‌شود، محصول نهایی سیستم حسابداری است.
اجزای سیستم کنترل داخلی حسابداری
شرکت‌ها و کسب‌و‌کارهای مختلف در پروسه رسیدن به اهداف خود باید به‌منظور رویارویی با رویدادهای غیرمنتظره و پاسخ‌گویی به آن‌ها نیاز به استفاده از سیستم کنترل داخلی دارند. به مجموعه اقداماتی که باعث می‌شود یک کسب‌و‌کار به‌صورت مستمر فعالیت خود را به طرزی صحیح، کارآمد و مؤثر ادامه دهد، سیستم کنترل داخلی حسابداری می‌گویند. سیستم کنترل داخلی حسابداری دارای اجزایی به شرح زیر است:
محیط کنترل
در این نوع نگرش، محیط استقرار مدیر و کارمندان حسابداری مجموعه تحت کنترل قرار می‌گیرند، زیرا تمامی اطلاعات و اسناد مالی در این محیط وجود دارد و نگهداری می‌شوند. بنابراین می‌توان گفت این سیستم کنترل تأثیرات مثبت بسیاری خواهد داشت.
ارزیابی ریسک
این فرآیند به کمک بررسی و ارزیابی مشاغل انجام می‌شود تا بدین‌ترتیب مهم‌ترین خطرات شناسایی شود و برنامه‌ریزی‌های لازم در جهت رفع خطرات آن صورت گیرد. این ارزیابی معمولاً باید به‌صورت منظم انجام شود.
فعالیت‌های کنترلی
به عملیاتی همانند کنترل‌های دوره‌ای، حسابرسی‌های منظم، پشتیبان‌گیری از نرم‌افزار حسابداری که موجب اطمینان از روند حسابداری می‌شود، فعالیت‌های کنترلی می‌گویند.
اطلاعات و ارتباطات
اصلی‌ترین وظیفه حسابداری ارائه اطلاعات و گزارش به افراد است، اما میزان اطلاعات باید بر اساس سطح دسترسی گیرنده باشد. علاوه بر این، اطلاعات باید به‌موقع گزارش شوند تا در صورت وجود نقصان بتوان به‌موقع برای رفع آن‌ها اقدام کرد.
نظارت
نظارت شامل مجموعه فرآیندهایی است که مدیریت به‌منظور بررسی و ارزیابی عملکرد داخلی به‌طور صحیح مورد استفاده قرار میدهد. به‌طور کلی مدیریت باید توانایی شناسایی عدم موفقیت در کنترل‌ها را داشته باشد و تصمیم‌گیری‌هایی را در جهت بهبود محیط انجام دهد.
ویژگی‌های بهترین سیستم حسابداری
یک سیستم حسابداری مناسب باید به شکلی باشد که کارایی، انعطاف‌پذیری و امنیت را در اختیار تمامی کاربران قرار دهد. از مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین سیستم حسابداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
رابط کاربری آسان
ایجاد تجربه کاربری ساده و بدون پیچیدگی برای کاربران با سطوح مهارتی مختلف
گزارش‌دهی جامع
توانایی ارائه گزارش‌های مالی و مدیریتی متنوع برای نیازهای مختلف سازمان
یکپارچگی با سایر سیستم‌ها
قابلیت اتصال با دیگر نرم‌افزارهای سازمانی جهت تبادل داده مانند نرم‌افزار حقوق و دستمزد
قابلیت سفارشی‌سازی
امکان تنظیم و تغییر سیستم بر اساس نیازهای خاص و فرآیندهای کاری هر سازمان
قابلیت اطمینان بالا
عملکرد پایدار و بدون وقفه که موجب افزایش اعتماد به سیستم می‌گردد.
امنیت بالا
تضمین حفاظت از اطلاعات حساس مالی در مقابل دسترسی‌های غیرمجاز
تنظیمات و به‌روزرسانی
امکان اعمال تغییرات و به‌روزرسانی‌های مرتب جهت تطابق با تغییرات قوانین و نیازهای جدید مجموعه
اهمیت پیاده‌سازی سیستم حسابداری در کسب‌و‌کارها
در این مطلب با ارائه تعریف سیستم حسابداری و اجزای آن (Elements of accounting) و همچنین ویژگی‌های بهترین سیستم، به اهمیت اجرای آن برای کسب‌و‌کارها با توجه به توسعه فناوری و روابط پیچیده دنیای تجارت پرداختیم. اجزای سیستم حسابداری به‌نحوی طراحی و تولید شده‌اند که اطلاعات را به‌صورت صحیح و دقیق در اختیار مدیران قرار می‌دهند، از این‌رو توانایی مدیران در پردازش و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات حسابداری افزایش می‌یابد. در نتیجه، مدیران می‌توانند با دسترسی نامحدودی که به اطلاعات دقیق حسابداری دارند، تصمیم‌های هوشمندانه‌ای بگیرند و شرایط سازمان را بهبود دهند. اگر در رابطه با طراحی و اجرای سیستم حسابداری تجربه‌ای دارید، با ما در بخش کامنت‌ها در میان بگذارید.
