نحوه ثبت سند صورت وضعیت پیمانکاری

ثبت سند صورت وضعیت پیمانکاری یکی از مراحل حیاتی در مدیریت مالی پروژه‌های پیمانکاری است. در پروژه‌های پیمانکاری، شفافیت در تعامل میان کارفرما و پیمانکار اهمیت بالایی دارد و معمولاً قراردادها فاز به فاز تنظیم می‌شوند. پیمانکار پس از تحقق پیشرفت مشخصی در پروژه، می‌تواند هزینه‌ها و دستمزد خود را دریافت کند که این امر مستلزم تهیه و ثبت دقیق صورت وضعیت پیمانکاری است. این سند میزان پیشرفت فیزیکی و مالی پروژه را نشان می‌دهد و مبنای دریافت مطالبات پیمانکار خواهد بود. علاوه بر این، ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان و رعایت نکات مالیاتی، از بروز جرایم مالیاتی جلوگیری می‌کند. در این مقاله به مراحل تهیه، تأیید و ثبت حسابداری صورت وضعیت پیمانکاری می‌پردازیم.

پیش نیازها

اگر صورت وضعیت پیمانکاری را در سامانه مودیان ثبت کنید، تبدیل به یک سند قانونی و بسیار معتبر می‌شود. در غیر این صورت اعتبار خود را از دست داده و دیگر کارایی ندارد. ثبت این سند قدم بزرگی برای مشاوره و دفاع مالیاتی است تا اگر به هر دلیل مالیات شما افزایش چشمگیری داشته باشد، از این سند برای دفاع استفاده کنید. ثبت سند صورت وضعیت پیمانکاری چند پیش نیاز دارد:

الزامی بودن ثبت نام در سامانه مودیان

ثبت نام در سامانه مودیان یک انتخاب نیست، بلکه یک تکلیف کاملاً قانونی است و تمام پیمانکاران و فعالان اقتصادی موظف هستند که مرحله ثبت صورت وضعیت پیمانکاری در سامانه مودیان را سپری کنند. لذا باید پیش از شروع فاز جدید کارهای پیمانکاری، سند مربوط به گزارش صورت وضعیت را در سامانه مودیان با جزئیات کامل ثبت کرده باشید. در غیر این صورت اقدام شما نوعی فرار مالیاتی تلقی شده و جرایم سنگینی به همراه دارد.

دریافت شناسه کالا / خدمات پیمانکاری

قرار دادن شناسه کالا و یا خدمات در برگه ثبت صورت وضعیت پیمانکاری یک الزام جدید و غیر قابل اجتناب است. بدون این شناسه، صورت حساب شما در سامانه مالیاتی رد شده و پرداختی انجام نخواهد شد. شناسه کالا یک کد رهگیری ۱۶ رقمی است که از طریق سامانه پذیرش کالا و خدمات گرفته می‌شود. این کد نشان می‌دهد که شما به عنوان فروشنده و یا ارائه دهنده خدمات قصد دارید که کالا و یا خدمت خود را به چه قیمتی بفروشید.

آمادگی برای ثبت قرارداد

ثبت شناسه کالا باعث شفافیت مالی و کنترل قیمت‌ها می‌شود. برای همین موضوع است که دریافت شناسه کالا از مهمترین پیش نیازها برای ثبت سند صورت وضعیت است. اما برای استفاده ازصورت وضعیت باید آمادگی کافی ثبت قرارداد پیمانکاری را داشته باشید. ثبت یک قرارداد دقیق و شفاف مانند نقشه راه برای کل پروژه است. بسیاری از اختلافات آتی در تنظیم صورت وضعیت‌ها به دلیل ابهاماتی است که در مرحله ثبت قرارداد پیش آمده است. برای تعیین نرخ‌ها، تعریف کارهای انجام شده و هر نوع پیشگیری از اختلافات به آمادگی در مرحله ثبت قرارداد نیاز دارید. این در حالی است که قراردادهای ثبت شده جایگاه قانونی پیدا می‌کنند و پشتوانه‌ای محکم برای وصول مطالبات هستند.

مراحل گام به گام ثبت وضعیت پیمانکاری

ثبت صورت وضعیت پیمانکاری در سامانه مودیان یک فرایند کاملاً قانونی است که لازم است تا مراحل آن را گام به گام سپری نمایید. در هر مرحله نیز هم پیمانکار و هم کارفرما وظایفی دارند که به طور کامل تشریح خواهیم کرد.

گام اول: برنامه‌ریزی و مستندسازی در طول هر دوره

گام اول پیوسته انجام می‌شود. زمانیکه پیمانکار موظف است که تمام برنامه‌ریزی‌ها را مستند کرده و یک اطلاعات طبقه‌بندی شده از شرایط پروژه را در پایان به کارفرما تحویل دهد. البته در این گام ابتدایی کارفرما نیز وظایفی دارد:

• وظایف پیمانکار

پیمانکار موظف است که تمام فعالیت‌های پروژه از قبیل نوع کار، مقدار ساعت کار، نیروی انسانی و ماشین‌آلات کار گرفته شده را روزانه ثبت نماید. همچنین باید تاییدیه روزانه را از ناظر پروژه دریافت کرده و هر نوع مدرک پشتیبانی از قبیل عکس، فیلم، بارنامه و… را ضمیمه نماید.

• وظایف کارفرما

کارفرما در طول دوره نقش اجرایی ندارد، اما موظف است تا بازدیدهای مستمر از محل کارگاه به عمل آورده و به جریان پیشرفت پروژه نظارت کند. از طرفی نماینده کارفرما و یا خود او مسئول تایید یا رد گزارش‌های روزانه پیمانکاری هستند.

گام دوم: تهیه و تنظیم پیش نویس صورت وضعیت پیمانکاری

معمولاً این پیش‌نویس توسط پیمانکار در ۳ الی ۵ روز پایانی هر دوره تنظیم می‌شود. اما پیمانکار باید پیش نویس صورت وضعیت را برای بازبینی نهایی در اختیار ناظر پروژه قرار دهد. در این مرحله نیز هر دو طرف از پیمانکار تا کارفرما وظایفی دارند:

• وظایف پیمانکار

پیمانکار باید تمام کارهای انجام شده در طول دوره را جمع‌بندی کرده و یک گزارش نهایی را تهیه کند. برای جمع‌بندی کارها نیز از همان گزارش‌های تایید شده روزانه در طول دوره استفاده می‌کنند. اعمال نرخ از فهرست بهای محاسبه مبلغ هر آیتم نیز توسط پیمانکار انجام می‌شود. در نهایت یک پیش‌نویس صورت وضعیت تهیه شده و در اختیار ناظر پروژه و یا خود کارفرما قرار می‌گیرد.

• وظایف کارفرما

کارفرما باید در همین روزهای پایانی دوره پیش‌نویس را بررسی کرده و مقایسه آیتم‌ها با مشاهدات میدانی را کامل کند. اعلام نظر و اصلاحات احتمالی در همین مرحله با پیمانکار در میان گذاشته می‌شود تا برای تهیه صورت وضعیت نهایی اعمال شود.

گام سوم: تهیه صورت وضعیت نهایی و ارسال

پس از توافق نهایی میان کارفرما و پیمانکار، صورت وضعیت پایانی تنظیم شده و آماده ارسال نهایی در سامانه مودیان است. البته قبل از آن باید ثبت قرارداد پیمانکاری در کارپوشه سامانه مودیان انجام شده باشد. به این ترتیب با ثبت قرارداد در کارپوشه سامانه مودیان هر صورت وضعیت ماهانه را می‌توان مستقل در سایت قرار داد.

• وظایف پیمانکار

پیمانکار وظیفه دارد تا صورت وضعیت نهایی را با درج مقادیر توافق شده وارد کرده و شناسه کالا و یا خدمات را از سامانه برای هر ردیف دریافت نماید. در همین مرحله است که فرم‌های مالیاتی از قبیل اظهارنامه ارزش افزوده را تکمیل و ارسال می‌کند. بسته نهایی شامل صورت وضعیت پیمانکاری، گزارش پیشرفت پیوست‌ها، فرم‌های مالیاتی و شناسه‌های کالا است.

• وظایف کارفرما

کارفرما تا قبل از ارسال و ثبت صورت وضعیت پیمانکاری در کارپوشه سامانه مودیان، آن را بررسی کرده و از صحت مدارک اطمینان حاصل می‌کند. امضا و مهر کارفرما برای ثبت سند صورت وضعیت پیمانکاری الزامی است.

گام چهارم: پرداخت وجه طبق قرارداد

این مرحله پایانی است و در آن پیمانکار مطالبات خود را وصول می‌کند. در واقع سند صورت وضعیت پیمانکاری در سامانه مودیان ثبت شده و قوانین مربوط به مالیات‌ها اعمال گردیده است. لذا پیمانکار می‌تواند از طریق حکم پرداخت و با تایید سامانه مودیان وجه خود را از حساب کارفرما دریافت کند.

• وظایف پیمانکار

پیمانکار باید حکم پرداخت را به واحد مالی تحویل داده و وجه وصول شده از حساب کارفرما را پیگیری نماید. همچنین یک رسید رسمی پس از دریافت وجه صادر خواهد شد.

• وظایف کارفرما

واحد مالی کارفرما موظف است که طبق حکم پرداخت در مهلت مقرر شده وجه را در حساب پیمانکار پرداخت کند.

ثبت سند صورت وضعیت پیمانکاری: مراحل، حسابداری و الزامات گزارش فصلی

نکات حقوقی و مالیاتی

ثبت صورت وضعیت پیمانکاری با هدف شفاف سازی درآمدها برای دولت انجام می‌شود. هر پروژه پیمانکاری به مثابه کسب درآمد است و پیمانکاران باید طبق قانون مالیات‌های مربوطه را پرداخت نمایند. از طرفی هر پیمانکار موظف است تا پرسنل خود را بیمه کرده و اسناد مربوط به آن را گزارش دهد. برخی از نکات حقوقی و مالیاتی ثبت سند صورت وضعیت پیمانکاری به قرار زیر است:

مالیات تکلیفی

مالیات قانونی برای صورت‌های وضعیت پیمانکاری از نوع مالیات‌های ارزش افزوده است. این مالیات از نوع مصرفی است که در هر مرحله از تولید و ارائه خدمت به مصرف کننده نهایی (کارفرما) پرداخت می‌شود. در واقع اگرچه پیمانکار موظف به پرداخت این مالیات است، اما از حساب او کسر نمی‌شود. بلکه کارفرما به عنوان مصرف کننده نهایی باید ۹ درصد مبلغ حق الزحمه خدمات کارفرمایی را به عنوان مالیات بر ارزش افزوده در صورت وضعیت اضافه نماید. به این ترتیب مالیات بر ارزش افزوده توسط کارفرما اما از طریق حساب پیمانکار پرداخت خواهد شد. پیمانکاران باید در سامانه مودیان ثبت نام کرده باشند و شماره اقتصادی معتبری تهیه نمایند. همچنین فاکتور رسمی که همان صورت وضعیت پیمانکاری است را با شرح خدمات، مقدار مبلغ و شناسه یکتای کالا و خدمات تهیه کند. در صورت کم اهمالی و یا عدم پرداخت مالیات، جریمه سنگین دو درصد به ازای هر ماه تاخیر اعمال خواهد شد.

بیمه تامین اجتماعی ثبت صورت وضعیت پیمانکاری

پرداخت حق بیمه یکی دیگر از نکات حقوقی ثبت صورت وضعیت پیمانکاری است. طبق قانون حق بیمه سهم پیمانکار از مبلغ صورت وضعیت او کسر می‌شود و کارفرما موظف است که آن را به سازمان تامین اجتماعی واریز کند. نرخ سهم کارفرما که از پیمانکار کسر می‌شود، حدوداً ۲۳ درصد از کل مبلغ صورت وضعیت پیمانکاری است. اما این نرخ ممکن است براساس نوع قرارداد و یا قوانین جاری تا حدودی تغییر کند. ولی پیمانکار موظف است که از سازمان تامین اجتماعی گواهی انجام تعهدات را دریافت نماید. این گواهی اثبات می‌کند که پیمانکار تمام تعهدات خود نسبت به سازمان را انجام داده و هیچ بدهی در سازمان تامین اجتماعی ندارد.

مدت زمان مجاز برای تایید یا رد صلاحیت وضعیت توسط کارفرما

کارفرما این حق را دارد که گزارش نهایی صورت وضعیت تنظیم شده توسط کارفرما را بررسی کرده و در صورت مغایرت به او اطلاع داده تا اصلاح کند. طبق ماده ۳۸ شرایط عمومی پیمانکاری، مهلت مجاز برای بررسی، تایید یا رد صلاحیت صورت وضعیت نهایتا ۳۰ روز از تاریخ دریافت صورت وضعیت است. اما اگر کارفرما در این مهلت ۳۰ روزه اقدامی برای بررسی و نهایتاً تایید یا رد صورت وضعیت نکند، سکوت او به منزله تایید است. در این صورت صورت وضعیت قطعی تلقی شده و حکم پرداخت آن صادر می‌شود.

سخن پایانی: آیا از ریزه کاری‌های ثبت سند صورت وضعیت پیمانکاری مطلع هستید؟

به عنوان پیمانکار همیشه پس از ارسال صورت وضعیت یک نامه رسمی یا ایمیل پیگیری ارسال کنید و رسید آن را دریافت نمایید. حتی بهتر است تا پس از گذشت ۲۵ روز به صورت مکتوب یادآوری کنید که در صورت عدم پرداخت پاسخ کارفرما صورت وضعیت قطعی محسوب می‌شود. همچنین پیمانکاران حرفه‌ای همواره گواهی انجام تعهدات معتبر خود را به روز نگه می‌دارند. زیرا در غیر این صورت پرداخت صورت وضعیت‌ها با چالش همراه است. نکات مربوط به ثبت سند صورت وضعیت پیمانکاری بسیار مفصل‌تر از این مقاله است. اما برای انجام قانونی تمامی این نکات حقوقی و ثبت صورت وضعیت در سپیدار کافی است تا با کارشناسان آرکاتکس جهت مشاوره تماس بگیرید.