چرا استقرار سیستم حسابداری در کسب و کار شما ضروری است؟
استقرار سیستم حسابداری جدید اصلاً ماجرای سخت و پیچیدهای نیست، اما تحول بزرگی در کسب و کار شما ایجاد میکند. قطعاً از اهمیت نظم مالی در کسب و کار خود مطلع هستید. اما آیا همچنان با سبک حسابداری سنتی جریانهای مالی بزرگ و بیپایان کسب و کار خود را ثبت میکنید؟ و یا در یک سیستم حسابداری قدیمی و منسوخ شده باقی ماندهاید؟
استقرار سیستم حسابداری دنیای کسب و کار شما را تغییر میدهد. برای تهیه اظهارنامههای مالیاتی، ارائه گزارشها به مراجع قانونی، تصمیمگیریهای مدیریتی و جلوگیری از هر نوع سوء استفاده و یا اشتباه بهتر است به فکر استقرار یک سیستم حسابداری مدرن اما سازگار با کسب و کار خود باشید. آیا فکر میکنید استقرار سیستم حسابداری توانایی متحول کردن کسب و کار شما را ندارد؟ اگر همچنان در دنیای حسابداری سنتی سپری میکنید، انتظار درجا زدن را داشته باشید. زیرا استقرار سیستم حسابداری میتواند کسب و کار شما را نجات دهد
چرا استقرار سیستم حسابداری میتواند کسب و کار شما را نجات دهد؟
بسیاری از مدیران در مقابل استقرار سیستم حسابداری جدید موضع میگیرند. پای صحبت آنها که بنشینید، یک دغدغه ساده دارند. دغدغه اینکه اطلاعات مالی بسیار زیاد و پیچیده در سیستم حسابداری سنتی کسب و کار آنها جریان دارد و راه اندازی سیستم حسابداری جدید ممکن است چالش برانگیز شود. البته آنها حق دارند که نگران به هم ریختن اطلاعات حیاتی و طبقهبندی مالی باشند. اما اگر مسئولیت استقرار سیستم حسابداری را از تیمهای تخصصی مانند گروه آرکاتکس بخواهید، دیگر نیازی نیست تا دغدغه جابجایی از ساختار سنتی تا ساختار مدرن را داشته باشید. در عوض استقرار سیستم حسابداری کسب و کار شما را نجات میدهد. زیرا:
از مرگ خاموش کسب و کارها (کمبود نقدینگی) جلوگیری میکند
کمبود نقدینگی مرگ خاموش کسب و کارهای سنتی است. این بحران کاملاً پنهان در عمق کسب و کارها رشد کرده و زمانی خودش را نشان میدهد که خیلی دیر است. بسیاری از کسب و کارها روی کاغذ سودآور هستند، اما به دلیل عدم مدیریت ورود و خروج پول ورشکسته میشوند. مانند شرایطی که پول زیادی در حساب مشتریان است، اما پول نقد برای پرداخت حقوق و اجاره وجود ندارد!
کافی است یک سیستم حسابداری حرفهای داشته باشید تا تمام گزارشهای جریان نقدی را دریافت کنید. این گزارشها به وضوح میگویند که پول از کجا آمده و به کجا رفته است. به این ترتیب میتوانید به موقع زمانهای بحران کمبود نقدینگی را پیش بینی کرده و جریان دریافت مطالبات را مدیریت کنید.
شما را از توهم سودآوری نجات میدهد!
آیا تا به حال پیش آمده که در کسب و کارتان فروش خیلی خوبی دارید، اما در پایان ماه پولی برای شما باقی نمیماند؟ این ماجرای واقعی همه کسب و کارهایی است که از سیستمهای حسابداری سنتی استفاده میکنند. زیرا عملاً نمیتوانند هزینههای پنهان کسب و کار مانند استهلاک دستگاهها و یا هزینههای سربار و حتی بهای تمام شده یک کالا را به درستی حساب کنند. اما با استقرار سیستم حسابداری میتوانید صورتهای سود و زیان داشته باشید. گزارشهای سود و زیان به شما میگوید که:
- آیا واقعاً سود کردهاید یا فقط پول خود را چرخاندهاید؟
- کدام محصولات یا خدمات بیشترین سود را دارند و کدامیک در حال ضرر دادن هستند؟
کسب و کار را از خطر ورشکستگی قانونی و مالیاتی نجات میدهد
عدم پرداخت به موقع مالیات یا ارائه اظهارنامههای نادرست تهدید جدی کسب و کار شما هستند. زیرا در نهایت به جریمههای سنگین مالیاتی و یا بلوکه شدن حسابهای بانکی و حتی زندان میانجامد. شما که نمیخواهید ناخواسته و فقط به خاطر اشتباهات قانونی اسیر چنین ماجراهای دردناکی شوید؟ نقش سیستم حسابداری مدرن در ثبت منظم و دقیق تمام درآمدها و هزینهها بسیار کلیدی است. با استقرار سیستم حسابداری مناسب میتوانید:
- اظهارنامههای مالیاتی را به موقع و دقیق ارائه دهید.
- در صورت رسیدگی مالیاتی، اسناد و مدارک کاملی برای دفاع در اختیار دارید.
- از بروز مشکلات حقوقی پرهزینه جلوگیری میکنید.
از تصمیمهای کورکورانه جلوگیری میکند
بدون دادههای دقیق و ساختار یافته مالی درست مانند کسی هستید که در اتاق کاملاً تاریک به دنبال کلید میگردد. در چنین شرایطی چارهای ندارید که براساس حدس و گمان تصمیمگیری کنید. تصمیمهایی بیاساس، کاملاً ریسکی و البته تهدید کننده که هر کسب و کاری را زمین گیر میکند.
اما استقرار سیستم حسابداری مانند قرار دادن یک چراغ در همان اتاق تاریک است. حالا تمام دادههای مالی را به وضوح و کاملاً شفاف میبینید و به راحتی میتوانید در جستجوی کلید برای عبور از شرایط بحرانی و تصمیمهای آگاهانه باشید.
از سرقت یا سوءاستفاده داخلی جلوگیری میکند
کسب و کارهای زیادی را سراغ داریم که صرفاً به دلیل عدم نظارت کافی توسط سوءاستفاده کارمندان داخلی خودشان زمینگیر شدهاند. سرقت و اختلاس در سیستمهای سنتی به راحتی انجام میشود. از طرفی نقش خطای انسانی را نباید فراموش کنید. اما فقط کافی است برای راه اندازی سیستم حسابداری کارآمد و مدرن اقدام کنید تا با تفکیک درست وظایف و مدارک پشتیبانی هر تراکنشی را با شفافیت عالی ثبت کنید. با استقرار سیستم حسابداری:
-
- دسترسیها محدود و حساب شده است.
- رد پای تمام تراکنشها ثبت میشود.
- امکان هر گونه فعالیت غیر عادی به شدت محدود خواهد شد.
مشکلات رایج کسب و کارها بدون سیستم حسابداری
فقدان یک سیستم حسابداری منظم مانند رانندگی با چشمان بسته در یک جاده پرپیچ و خم است. کسب و کارهایی که سیستم حسابداری مدرن و کارآمدی در اختیار ندارند، به طور مداوم با مجموعهای از مشکلات جدی و زنجیرهوار دست و پنجه نرم میکنند. مشکلاتی که احتمالاً نمیدانند ریشه آنها کجاست و همین مشکلات است که در نهایت بقای آنها را تهدید میکند. مشکلاتی مانند:
- نابسامانی کامل مالی زمانیکه هیچ چیز سر جای خودش نیست.
- عدم تفکیک حسابهای شخصی با حسابهای کسب و کار
- مدیریت نقدینگی کورکورانه که منجر به مرگ کسب و کارها در اوج سودآوری است.
- سود و زیانهای مبهم و ناتوانی برای شناسایی نقاط سودآور یا ضررده کسب و کارها
- تنظیم اظهارنامههای پر از خطا و کاملاً غیر حرفهای برای سازمان مالیاتی
- عدم توانایی دفاع در برابر رسیدگی ممیز مالیاتی
- خطر تصمیمهای احساسی، پرریسک و تهدید کننده
- نبود کنترلهای داخلی و احتمال انواع سوء استفادهها یا اشتباهات انسانی
کسب و کاری که سیستم حسابداری ندارد، در واقع مانند خودرویی است که بدون نقشه حرکت میکند. شاید برای مدتی به جلو برود، اما در نهایت به بن بست خورده و یا در برخورد با یک مانع بزرگ واژگون میشود. ولی آیا همه کسب و کارها محکوم به چنین سرنوشتی هستند؟ راهکار چیست و باید دنبال چه نوع راهحلی باشیم؟
استقرار سیستم حسابداری استاندارد، راز بقای کسب و کارهای نوین
استقرار سیستم حسابداری حرفهای مطابق با استانداردهای هر کسب و کار عملاً راه نجات از بروز مشکلات و بحرانهای شدید مالی است. اسقرار سیستم حسابداری هزینه ای بر دوش مدیران مجموعه نیست، بلکه سرمایهگذاری برای امنیت و بقای کسب و کار است. این سیستم میتواند مانند یک پزشک در کسب و کار شما حاضر باشد. پزشکی که علائم حیاتی کسب و کار مانند نقدینگی و سودآوری را دائماً چک میکند و هر نوع بیماری مانند ضرر، کسری بودجه و بدهی زیاد را به موقع شناسایی خواهد کرد. البته این پزشک نرمافزاری، حتی قابلیت تجویز نسخه برای درمان مانند مدیریت بدهیها، گزارشهای تفصیلی و مدیریت هزینهها را دارد. با استقرار سیستم حسابداری حرفهای قادر هستید که از بحرانهای مالی عبور کنید.
مزایای استقرار سیستم حسابداری استاندارد و حرفهای
اگر آگاهانه و کاملاً دقیق و هدفمند برای راه اندازی سیستم حسابداری اقدام کنید، قاعدتاً از مزایای قابل توجه برای مدیریت کسب و کار نیز برخوردار هستید. مزایایی مانند:
- در هر لحظه دقیقاً میدانید که وضعیت مالی کسب و کارتان چگونه است.
- میتوانید از هر کجای دنیا و با هر دستگاهی گزارشات مالی تهیه کنید.
- تصمیم گیریهای مبتنی بر داده و دور از هر نوع حدس و گمان میگیرید.
- توانایی تحلیل پیامدهای مالی قبل از اجرا را دارید. عملاً کسب و کار خود را پیشگویی میکنید.
- توانایی پیشبینی دورههای کمبود نقدینگی را در آینده را دارید و برای تامین مالی به موقع اقدام میکنید.
- به وضوح میتوانید محصولات سودآور و یا زیانده کسب و کار خود را شناسایی کنید.
- اسناد منظم در اختیار دارید و به سرعت و کاملاً دقیق انواع اظهارنامههای مالیاتی را تنظیم میکنید.
- یک پرونده منظم و مستند از تمام تراکنشها برای ممیز مالیاتی دارید.
- از ایجاد خطاهای انسانی و یا سوءاستفادههای مالی در کسب و کار جلوگیری میکنید.
- عملیاتهای پیچیده حسابداری مانند محاسبه حقوق و دستمزد، صدور فاکتور، ثبت سند و تهیه گزارشها کاملاً خودکار و خیلی سریع انجام میدهید.
شرکتها چگونه با استقرار سیستم حسابداری از بحران عبور میکنند؟
هستند شرکتهایی که کاملا هدفمند و با استقرار سیستم حسابداری از بحرانها عبور میکنند. مانند شرکتی که پس از دو سال فعالیت موفقیتآمیز به علت ثبت دادههای مالی در اسناد پراکنده اکسل به مشکل خورده بود. همین شرکت به یکباره با تاخیر پرداخت مطالبات دو مشتری بزرگ همزمان با موعد پرداخت مالیات مواجه شد. این در حالی بود که باید برای پرداخت هزینهها از جمله حقوق پرسنل فکری میکرد. آن شرکت عملاً در اوج سودآوری محکوم به شکست بود!
خوشبختانه مدیران آن شرکت به موقع با تیم حسابداری آرکاتکس برای عبور از بحران همکاری کردند. ماجرا خیلی ساده بود، زیرا آنها نقشه راه مالی نداشتند. در واقع نمیدانستند که پولی از کجا میآید و به کجا میرود؟ اما با استقرار سیستم حسابداری سریعا تمام فاکتورهای فروش و خرید گذشته در سیستم ثبت شد و هزینههای پروژهها به طور جداگانه تفکیک و ردیابی گردید. خیلی زود شرکت متوجه شود چالش پیش آمده به علت محاسبه نادرست هزینههای جانبی یکی از پروژههای کلان و در حال اجرا بود. هزینههایی که سود کل شرکت را میبلعید و عملاً کسی آن را جدی نمیگرفت!
سخن پایانی: آیا همچنان استقرار سیستم حسابداری را دست کم میگیرید؟
استقرار سیستم حسابداری یک گذار از مدیریت سنتی و عملکرد شانسی به مدیریت مدرن و مبتنی بر داده است. این سیستم به شما قدرت میدهد تا بر وضعیت فعلی کسب و کارتان اشراف کامل داشته باشید و آینده را با اطمینان و آگاهی بیشتری طراحی و هدایت کنید. راه اندازی سیستم حسابداری نه یک هزینه، بلکه زیربنای ضروری برای هر کسب و کاری است که آرزوی رشد و ماندگاری دارد.